Secrétaire Médicale en Anatomie et Cytologie Pathologiques

Assurer la gestion administrative des documents relatifs au service d’Anatomie et Cytologie Pathologiques (ACP) en étant l’interlocuteur du personnel du service, de l’équipe médicale et paramédicale et des différents secteurs de l’hôpital. 

CONNAISSANCES THEORIQUES ET PRATIQUES

• Saisir et gérer les comptes rendus des examens d’Anatomie et Cytologie Pathologiques (frappe, expédition, archivage),

• Gérer et prendre les appels téléphoniques : orientation des appels, fax, courriers, courriels, mémos, rapports et transmissions d’informations à l’ensemble de l’équipe du laboratoire,

• Gérer administrativement les envois extérieurs pour des laboratoires prestataires (lames et/ou blocs, copeaux, prélèvements fixés ou congelés) avec l’édition des bons de commandes, la saisie et l’archivage des retours des résultats dans le Système de Gestion de Laboratoire (SGL),

• Création des séjours et enregistrement des demandes d’examens d’anatomopathologie en provenance des établissements externes.

• Enregistrement des demandes de typage HPV et d’analyse cytopathologique des frottis cervico-utérins.

• Trier et diffuser le courrier reçu (SGL et par courrier interne),

• Préparer les dossiers, les lames pour les staffs médicaux,

• Gérer le matériel lames et blocs pour les demandes d’avis et les saisir dans le SGL,

• Communiquer et transmettre les informations au personnel médical et paramédical,

• Suivre les stocks et réaliser les commandes de produits pharmaceutiques et de bureautique,

• Gérer, suivre et éditer le planning des médecins (plannings prévisionnels et définitifs),

• Gérer et transmettre les courriels, les informations aux différents personnels du service,

• Assurer la transmission d’information avec les services supports (biomédical, informatique, technique),

• Assurer en collaboration avec la cadre de santé du service ACP, la vérification des factures des établissements extérieurs,

• Participer à la démarche qualité selon la norme COFRAC NF EN ISO 15189 : gestion documentaire post-analytique (procédures, modes opératoires, processus) et suivi des indicateurs qualités mis en place.

ACTIVITE ANNEXE

• Participer à la formation des stagiaires ou nouvelles arrivées dans son secteur d’activité

• Gérer le planning des réunions ainsi que les comptes rendus,

• Collaborer avec les services facturation et comptabilité pour les factures des actes d’ACP des établissements partenaires,

• Effectuer les fusions de patients sur le SGL, sortie d’activité ou de statistiques pour le service d’ACP

• Suivre le SGL (éditions, requêtes, mises à jour, paramétrage, formations)

• Mettre-à-jour les codes bibles pour les comptes rendus, les modèles de demandes, de paillasse, comptes rendus, correspondants / prescripteurs / demandeurs dans le SGL.

• Gérer l’agenda du chef de service.

1.    COMPETENCES SPECIFIQUES

1.1  Diplôme / Niveau spécifique

• Niveau BAC +2 ou BAC +3.

• Formation spécifique ou expérience en laboratoire souhaitée.

1.2  Capacités / Aptitudes

• Capacité d’écoute et de communication

• Excellente connaissance de l’orthographe

• Respect du secret professionnel

• Esprit d’initiative et de discernement

• Sens du travail en équipe

• Rigueur, sens de l’organisation, méthode

• Diplomatie

• Respect des règles de confidentialité

• Conscience et discrétion professionnelle.

• Esprit d’équipe et sens des relations humaines

• Bonne connaissance du milieu hospitalier

1.3  Connaissances techniques

• Utiliser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook

• Maîtrise des logiciels internes et de l’établissement

• Connaissance du vocabulaire médical et du milieu hospitalier

• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

• Renseigner ses interlocuteurs

• S’exprimer clairement et avec professionnalisme vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

• S’adapter aux situations conflictuelles

• Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser

• Classer des données, des informations, des documents de diverses natures

• Organiser la documentation et l’archivage.

  
  
  

2.    CONDITIONS D’EXERCICE

2.1  Rattachement hiérarchique et fonctionnel

• Coordinatrice des secrétariats médicaux

• Référente secrétaires médicales

• Cadre de Santé

• Cadre supérieur de Santé du pôle

• Directeur des Soins

• Chef de service

2.2  Liens fonctionnels

INTERNE : Toutes les catégories professionnelles du service d’Anatomie et Cytologie Pathologiques (ACP), ensemble des secteurs de l’hôpital.

EXTERNE : Médecins de ville, hôpitaux, fournisseurs, les services d’ACP, les prestataires externes.

3.    Particularités

3.1  Moyens/horaires/rythme de travail

• 35h ; travail de jour du lundi au vendredi

L'hôpital Foch est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC) de 600 lits environ qui propose des prises en charge pluridisciplinaires de haut niveau dans le champ médical et chirurgical de l’adulte (Médecine, Chirurgie, Obstétrique) avec une spécialisation sur deux axes transversaux, la greffe d'organe et le cancer.

Ses plateaux médico-techniques de pointe, l'excellence des professionnels et ses spécialités de référence (gynécologie obstétrique, urologie-néphrologie, pneumologie & chirurgie thoracique, neurosciences) en font l’un des hôpitaux privés à but non lucratif les plus reconnus en France, et l'un des plus importants établissements hospitaliers d’Ile-de-France.

Avec un effectif de 2 300 collaborateurs dont plus de 300 médecins, l'hôpital Foch a également développé des collaborations internationales, et une forte implication dans l’enseignement, la recherche et l'innovation.

Situé à Suresnes (92150), à 10 minutes de Paris et à 5 minutes de La Défense, l'Hôpital Foch dispose d'un large accès en transports en communs (tramway, RER, métro + bus).